Come allegare un file

COME ALLEGARE UN FILE?
Con l’adozione del sistema IRIS sono cambiate le procedure di inserimento dell’allegato all’interno dell’Anagrafe della Ricerca d’Ateneo Usiena air. USiena-air (su piattaforma IRIS del Cineca) è un Repository Open Access: ed è quindi consultabile da tutti e visibile attraverso i principali motori di ricerca. In questo modo viene valorizzata la produzione dell’Ateneo e crescono le citazioni e la visibilità dei ricercatori. Nella fase di deposito del full text  è necessario innanzi tutto definire se l’accesso alla consultazione sarà aperto o chiuso. In caso di accesso chiuso, saranno visibili solo i metadati della pubblicazione ma non il testo completo del lavoro.In caso di accesso aperto, fortemente consigliato nel caso si detengano i diritti, saranno visibili online non solo i metadati della pubblicazione (ad es. titolo, autore, abstract, parole chiave) ma anche il testo completo del prodotto della ricerca scientifica. L’open access è una modalità di esercizio del diritto d’autore. Più precisamente consiste nella scelta da parte dell’autore di rendere liberamente accessibile la sua opera; ed eventualmente, con la concessione di una delle licenze Creative Commons, di consentire a chiunque di utilizzarla (cioè di riprodurla, distribuirla, comunicarla al pubblico etc. etc.) così com’è o addirittura in forma modificata, solo per finalità non commerciali oppure anche per finalità commerciali.
In tutti questi casi l’autore continua ad essere titolare del diritto patrimoniale e del diritto morale sull’opera, anche se si impegna a non farlo valere per impedire l’accesso libero all’opera o, eventualmente, per consentire le utilizzazioni ulteriori che abbia espressamente autorizzato con la concessione di una licenza Creative Commons.
Le procedure per allegare i files in Open Access dipendono da una serie di norme imposte dai contratti editoriali in essere, che non possono in nessun modo essere violati.

QUALE TIPO DI FILE È POSSIBILE DEPOSITARE IN USIENAAIR?
L’autore deposita nell’archivio aperto il suo articolo nella versione consentita  dall’editore, rendendolo liberamente accessibile e più visibile (e quindi più citabile). E’ possibile depositare in Usiena air – secondo l’ordine di preferenza indicato – le seguenti versioni di un documento:

PDF EDITORIALE
versione pubblicata, con il layout e
la paginazione creata dall’editore
Pochi editori la consentono
POSTPRINT
versione finale dell’articolo, che comprende tutte le correzioni dei revisori, ma non ha il layout e la paginazione editoriale.
È la versione più comunemente consentita per il deposito in un IR; è detta anche Auhtors’ accepted manuscript

Su ciascuno di questi formati gli editori a volte richiedono un periodo di embargo: si tratta di alcuni mesi in cui il file, pur essendo stato depositato, non è visibile al pubblico. L’embargo si calcola dall’uscita del fascicolo online, e va impostato in Usiena air nel momento in cui si allega il file (quindi, va calcolato prima). Se l’editore a cui si sono ceduti i diritti NON CONSENTE ALCUNA VERSIONE per il deposito, inserire l’allegato con accesso privato/ristretto (l’allegato sarà così visibile unicamente per l’autore, agli eventuali coautori e agli amministratori di sistema).Tecnicamente, i dati bibliografici del prodotto e l’abstract saranno resi  pubblici e quindi visibili e ricercabili comunque. Con il bottone Contatta l’autore  i lettori interessati potranno mettersi in contatto direttamente con l’autore. E’ possibile inserire anche, come Altro materiale allegato (Indici, tabelle, grafici, immagini, indici, bibliografia, etc.) in formati diversi dal .pdf. Non va invece inserito come file allegato in .doc l’abstract del lavoro di ricerca inserito, abstract che invece andrà inserito tra i metadati bibliografici della scheda descrittiva del prodotto.

COME CONTROLLARE LE POLITICHE EDITORIALI RELATIVE AD UN PRODOTTO DELLA RICERCA?
 L’autore nel depositare il .pdf del proprio lavoro  non può violare il contratto che ha firmato con l’editore, pertanto si invita a verificare attentamente la policy dell’editore relativamente al deposito ad accesso aperto:

EDITORI INTERNAZIONALI: per sapere se è possibile auto-archiviare un articolo in un repository e a quali condizioni è necessario conoscere le policies di copyright adottate dal journal e/o dall’editore. Un utile strumento di sintesi è il database Sherpa/Romeo, che può essere interrogato per titolo del journal. L’auto-archiviazione in genere fa riferimento al deposito di una versione ammessa dell’articolo in un repository istituzionale o tematico, viene denominata anche green road ed è considerata una delle due strategie di diffusione open access dei risultati della ricerca scientifica. Sherpa/Romeo include le condizioni di self-archiving di oltre 22.000 journal peer reviewed. Ogni scheda sintetizza le condizioni previste da ciascun journal, in relazione a:

  • se è concesso auto archiviare i propri articoli
  • quale versione dell’articolo è ammesso archiviare
  • se esistono delle restrizioni (per es. se esiste un periodo di embargo di tot mesi dalla data della pubblicazione)
  • se le policies degli editori sono compatibili con i mandati di finanziamento europei o di specifici funder

Gli editori sono classificati per colore in base ai diritti concessi agli autori, secondo il seguente schema:

La banca dati Sherpa/Romeo si apre direttamente al momento dell’inserimento del file in USiena air: qualora si stia depositando un Articolo su rivista, vengono fornite le informazioni relative alla singola rivista su cui si è pubblicato e di cui si sta inserendo il file.

Sherpa-Romeo fornisce le posizioni aggiornate dei vari editori rispetto all’autoarchiviazione in accesso aperto. I contenuti della banca dati sono pensati come supporto per gli autori accademici e non hanno dunque valore legale. Decisivo rimane quindi sempre quanto stabilito nel contratto stipulato fra autore ed editore.

Fare attenzione per l’editore Elsevier, che in SHERPA-RoMEO dichiara un embargo generico da 12 a 48 mesi (Unito ha previsto una tabella con embargo Elsevier già calcolato per ogni singola rivista http://www.oa.unito.it/new/versione-ed-embargo-gia-calcolato )

EDITORI ITALIANI: sono scarsamente presenti in SHERPA RoMEO (Unito ne ha riunito i principali in elenco). Per gli editori italiani non esiste un apposito registro delle politiche editoriali. E’ stato però avviato un  censimento a cui, purtroppo, in pochi hanno ancora risposto. Nel caso di editori non compresi negli elenchi di cui sopra, l’autore deve contattare personalmente gli editori (modulopubblicati/moduliprodottidapubblicare)


COME CARICARE UN FILE?
Le operazioni di caricamento avvengono in Usiena air al Passo 4 – Carica di Inserisci nuovo documento

È necessario Selezionare il file presente sul proprio computer , chiavetta USB, etc.

 Scegliere il Tipo di file che si sta allegando;

poi deve essere specificata la Policy di accesso tra

Open Access se si intende autorizzare l’Università di Siena a mettere liberamente ed immediatamente a disposizione on-line il testo completo del prodotto. Scelta consigliata per consentire la massima diffusione al lavoro di ricerca svolto, in assenza di vincoli contrattuali con finanziatori esterni relativi alla divulgazione e alla proprietà dei risultati.

Open access con embargo  se si autorizza l’Università di Siena a mettere liberamente a disposizione on-line il testo completo della tesi dopo la data impostata per l’embargo. Scelta possibile in presenza di vincoli contrattuali con finanziatori esterni relativi alla divulgazione e alla proprietà dei risultati o di strette considerazioni sulla tutelabilità o sullo sfruttamento industriale/commerciale dei contenuti della tesi, per motivi di tutela della privacy. Per embargo dobbiamo intendere i mesi richiesti dall’editore in cui il file pur depositato resta ad accesso riservato e si calcola dall’uscita online del fascicolo. L’embargo può essere richiesto per:

    • rifiuto dell’editore, come esplicitato nella banca dati Sherpa-Romeo o da attestazione resa dall’editore stesso. Qui di seguito alleghiamo due moduli per la richiesta in caso contributo già pubblicato e contributo da pubblicare.
    • rifiuto di uno o più coautori
    • motivi di sicurezza pubblica o nazionale
    • motivi di privacy o presenza di dati sensibili
    • produzione nell’ambito di progetti finanziati da soggetti pubblici o privati con vincoli relativi alla divulgazione dei risultati
    • eventuale domanda e registrazione brevettuale e/o protezione secondo quanto previsto dalla normativa in materia di proprietà industriale.

Nel caso di file ad Accesso aperto con Embargo è necessario impostare al momento del caricamento del file la data di fine embargo nel calendario che si apre. Il file, al termine della data di embargo, verrà sbloccato automaticamente.

L’embargo si calcola dall’uscita online del fascicolo (che è sempre riportata sul sito dell’editore). In caso di dubbio o di rivista cartacea, contare dalla data del fascicolo cartaceo.

  • Rete d’Ateneo  – l’accesso al .pdf dell’articolo sarà possibile  ai soli utenti Unisi.
  • Utenti riconosciuti – l’accesso al .pdf dell’articolo sarà possibile al/i solo/i Autore/i  ed eventuali coautori del prodotto della ricerca.
  • Solo gestori archivio – l’accesso al .pdf dell’articolo sarà possibile ai soli amministratori del sistema Usiena air.

Il depositante  dovrà poi specificare la Tipologia di licenza nel rispetto delle norme sui diritti di proprietà intellettuale (DRM – Digital Rights Management).

Ad esempio:

    • se l’autore ha selezionato Solo gestori archivio e desidera che la sua opera venga mantenuta in accesso chiuso perché non ne possiede più i diritti d’autore, selezionerà  NON PUBBLICO – Accesso privato ristretto;
    • se l’autore ha selezionato Embargo poiché chi detiene i diritti della sua opera ne permette l’accesso aperto ma solo dopo un certo lasso di tempo, selezionerà PUBBLICO – Pubblico con copyright;
    • se, avendone i diritti, ha selezionato “Open Access” e decide di diffondere l’opera in Open Access selezionerà  ad es.  PUBBLICO – Pubblico con copyright ; mentre se opta per un accesso aperto ma condizionato  (ad. esempio per uso non commerciale) selezionerà invece Creative commons.

Mentre il sistema tradizionale di diritto d’autore, definito per legge, stabilisce che l’opera non possa essere utilizzata, prescindendo dalla volontà dell’autore, le licenze Creative Commons (CC) liberalizzano alcuni usi. La scelta delle condizioni di utilizzo sono facoltative e frutto della scelta volontaria dell’autore, che può definire quali diritti si riserva nei confronti dei fruitori del documento, secondo il modello “alcuni diritti riservati”. Tra le varie licenze disponibili, quelle CC permettono agli autori di mantenere i diritti di utilizzazione economica sulle loro creazioni, concedendo in licenza gratuita certi usi e a determinate condizioni. L’utilità di queste licenze si realizza nel patto che l’autore stipula con i suoi utenti: l’opera, la cui paternità è sempre riconosciuta, può godere della diffusione garantita dalla condivisione. Le licenze  CC prevedono infatti quattro opzioni, diversamente abbinabili fra loro:

COME INVIARE IL FILE AL LOGIN MIUR?
Una volta caricato il file in pdf, definiti il tipo file, la policy d’accesso e la tipologia di licenza ad esso associate, l’autore dovrà inoltre indicare se vuole che il file venga o meno (selezionando l’opzione SI/NO nell’omonimo campo) trasferito sul sito docente LoginMiur. Va ricordato che il Sito Docente accetta solo file PDF di dimensione inferiore a 10 Mb. Per file di dimensione superiori è quindi necessario indicare No come scelta di upload, oppure creare file di dimensione inferiore prima di caricarli in IRIS e inviarli al Sito Docente. Nel campo Descrizione è possibile fornire una breve descrizione del contenuto o della versione del file caricato in Usiena air. Questa possibilità può essere utile soprattutto quando si verificano entrambe le seguenti condizioni:

  • l’autore sta caricando più di un file;
  • l’autore ha dato a ciascun file un nome generico o non “parlante”, tale da non rendere semplice all’utente l’immediata identificazione del contenuto di ciascun file. Nel campo, dunque, possono essere inserite descrizioni come: “Articolo principale”, “Tabelle dei dati sperimentali“, “Sommario”, “Versione editoriale referata”, eccetera.

 

EVENTUALI MODIFICHE SONO POSSIBILI?
Al Passo 6 – Verifica Usiena air ripropone tutti i dati inseriti fino a quel momento:

e consente prima di chiudere il prodotto in stato definivo  – agendo sui rispettivi bottoni Modifica  – di  :

  • modificare i dati bibliografici, il tipo di file, il tipo di accesso, la data di embargo;
  • eliminare un file allegato;
  • inserire uno o più files nuovi .

È NECESSARIO CONCEDERE AD USIENA AIR LA LICENZA DI DISTRIBUZIONE NON ESCLUSIVA?
 Terminata l’ultima verifica, cliccando su Successivo si accede alla pagina contenente la Licenza di deposito (Passo 7 – Licenza): affinché la procedura di deposito possa essere completata correttamente è necessario leggere e accettare la dichiarazione di deposito e distribuzione del prodotto. Si tratta di un accordo di distribuzione non esclusiva tra l’autore dell’elaborato e l’Università di Siena, accordo che autorizza gli amministratori di Usiena air a modificare, ai soli fini di preservazione, le informazioni e il PDF  inseriti. Non viene richiesto di cedere alcun diritto: si potrà sempre pubblicare o distribuire il prodotto attraverso altri canali.
Si tratta di una  Licenza di Distribuzione non esclusiva concessa all’Università di Siena per

  • Conservare/integrare i dati (se si stanno inserendo solo i dati bibliografici)
  • Conservare il file ad accesso riservato (se si sta inserendo file ad accesso riservato)
  • Conservare e mettere a disposizione del pubblico il file ad accesso aperto (se si sta inserendo file ad accesso aperto)

Cliccando su Concedo la licenza – Concludi il prodotto acquisisce lo status
In validazione (e i soli metadati descrittivi diventeranno visibili in Usiena air, secondo il Tipo di accesso impostato.) E’ invece previsto  il controllo sulla conformità degli allegati Open Access alle politiche di copyright degli editori. Nella licenza è necessario attestare di essere il titolare dei diritti sull’opera. Senza questa licenza l’Università non potrebbe disporre in alcun modo dell’opera. Se non si concede la licenza, il record non verrà né pubblicato in Usiena air, né inviato a Login MIUR, ma verranno comunque salvati tutti i passi precedentemente compilati, in attesa della conclusione delle operazioni.

È POSSIBILE ALLEGARE NUOVI FILE?
Ogni prodotto definitivo può essere modificato direttamente dall’autore attivando il bottone Integra dal proprio Desktop prodotti. Non è più necessario quindi l’intervento di un referente del Gruppo  di lavoro Usiena air per riaprire il prodotto. Anche per allegare nuovi files sul prodotto Definitivo occorre attivare il bottone Integra, arrivando fino al Passo 5 – Carica.
Concludere con il Passo 7 – Licenza per rendere il prodotto nuovamente Definitivo.
In caso contrario, il prodotto resterà in stato Riaperto.

SE L'ALLEGATO È LA TESI DI DOTTORATO?

Nella fase di deposito del full text di una tesi di dottorato  è necessario innanzi tutto definire se l’accesso alla consultazione sarà aperto o chiuso. Nel campo Policy di accesso la procedura standard prevede di depositare il full-text della tesi ad accesso aperto, ma in alcuni casi sarà possibile optare per un accesso ristretto. In caso di accesso aperto – fortemente consigliato – saranno visibili online non solo i metadati della pubblicazione (ad es. titolo, autore, abstract, parole chiave) ma anche il testo completo della tesi.
In caso di accesso chiuso – consentito solo in caso di embargo – saranno visibili solo i metadati della pubblicazione ma non il testo completo del lavoro di tesi, per un periodo di tempo stabilito (embargo, cfr. sotto le condizioni per richiederlo). Si ricorda comunque che il regolamento in materia di dottorato di ricerca prevede che le Università consegnino una copia digitale della tesi alle Biblioteche Nazionali di Roma e Firenze, dove restano a disposizione per la consultazione. Tale deposito viene effettuato automaticamente attraverso procedure di harvesting OAI PMH, che consentono alla Biblioteca Nazionale di raccogliere le tesi depositate su USiena-air.
La procedura in Usiena air prevede l’upload del testo della tesi comprensivo del frontespizio – il tutto conforme al documento originale in PDF, preferibilmente in formato PDF/A, standard internazionale (ISO19005) per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici.
Esistono vari programmi per creare file PDF/A, molti dei quali “gratuiti” (open-license/freeware, open-source/free software, shareware).  Invitiamo pertanto a convertire la tesi in PDF/A attraverso strumenti appositi come PDF Converter (https://www.freepdfconvert.com/) o Pdf Creator (https://sourceforge.net/projects/pdfcreator/).
Il/i file PDF devono essere non protetti in modifica e non protetti da password per permettere le procedure di conversione necessarie a garantirne la conservazione a lungo termine;  nel caso di tesi composta da più file, questi devono essere depositati singolarmente: i file NON devono essere depositati in cartelle compresse e salvate con formati .zip, .rar,  ecc. Non devono essere depositati file che possono essere convertiti in pdf (doc, docx, xls, jpg, tiff ecc.); se la tesi è composta anche da file non convertibili in formato PDF (file multimediali), rivolgersi al servizio di assistenza per il deposito della tesi.
Come nominare il file da caricare:

  • Tesi allegata in un unico file : se la tesi viene archiviata in un unico file, è necessario nominarla nel seguente modo: phd_unisi_numeromatricola.pdf (Es. phd_unisi_123456.pdf)
  • Tesi allegata in più file: se il file è superiore ai 10 MB a causa di immagini, tabelle o grafici può essere suddiviso in più parti. Se la tesi viene archiviata in più file è necessario, dopo avere caricato il primo file, cliccare su Aggiungi un altro file e associare ai successivi file un numero come nel seguente esempio:
    • phd_unisi_numeromatricola_1.pdf
    • phd_unisi_numeromatricola_2.pdf