Nell’ambito della Divisione Coordinamento Sistema Bibliotecario di Ateneo (SBA), si ritiene opportuno confermare un Gruppo di lavoro interno al fine di garantire una maggiore omogeneità procedurale tra le strutture della Divisione, la condivisione di buone pratiche, una complessiva migliore efficacia ed efficienza dei servizi offerti al pubblico ritenendo necessario dotarsi di adeguati strumenti organizzativi che accompagnino la realizzazione degli obiettivi prefissati e il costante monitoraggio degli impegni assunti dallo SBA con la propria utenza attraverso la carta dei servizi. Il gruppo di lavoro composto dal personale degli uffici e dei servizi individuati a supporto della realizzazione dello stesso e comunque coinvolto nelle inerenti attività, affiancherà i/le responsabili delle strutture nel raggiungimento degli obiettivi strategici annuali prefissati, con particolare riferimento alle esigenze di uno sviluppo armonico e coerente delle Collezioni.

Costituiscono obiettivi primari assegnati al Gruppo di lavoro: 

  • mettere a punto una procedura di monitoraggio e analisi dell’efficacia, economicità e coerenza delle collezioni, per favorire una valutazione costante sia dell’uso delle risorse elettroniche, che di quelle analogiche avvalendosi della collaborazione del Gruppo di lavoro sulle misurazioni e dei sistemi per la produzione delle statistiche d’uso delle diverse risorse;
  • collaborare alla gestione della piattaforma tecnologica ALMA, con particolare riferimento alle procedure di acquisizione del patrimonio bibliografico, che comprenderà sia il patrimonio analogico che digitale, sia in forma di periodico che di monografia o e-book;
  • gestire operativamente i budget per l’acquisto delle collezioni bibliografiche assegnati a ciascuna struttura;
  • coordinare le procedure di acquisizione del patrimonio bibliografico all’interno delle biblioteche dello SBA, garantendo il rispetto delle norme e delle procedure definite a livello di Sistema;
  • collaborare alla gestione delle gare di appalto per l’acquisizione dei beni bibliografici, monitorando il rispetto da parte di ciascuna biblioteca delle clausole negoziali pattuite e valutando il rispetto da parte dei fornitori delle clausole contrattuali pattuite;
  • mettere a punto linee guida operative per il personale coinvolto nelle procedure di acquisizione all’interno delle strutture;
  • curare le procedure di inventariazione, scambio e scarto delle collezioni;
  • implementare e aggiornare la Carta delle collezioni del Sistema Bibliotecario e delle singole Biblioteche di Area;
  • diffondere la conoscenza delle clausole contrattuali definite e curare la configurazione delle risorse elettroniche, attraverso le piattaforme tecnologiche garantendo la loro accessibilità da remoto, al di fuori della rete di ateneo, per gli utenti istituzionali;
  • condividere con tutti i colleghi e diffondere, all’interno dello SBA, la conoscenza delle attività e delle iniziative del Gruppo di lavoro;
  • rilevare le criticità inerenti l’organizzazione e promuovere delle soluzioni operative;
  • monitorare l’uniformità procedurale ed il rispetto delle norme definite;
  • comunicare i risultati e gli avanzamenti dei lavori.

Organizzazione del Gruppo di lavoro

  • il Gruppo di lavoro sarà coordinato dalla dott.ssa Marta Zorat, che avrà il compito di effettuare le convocazioni, monitorare e sollecitare l’attività dei/delle componenti, garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati, sostituirsi agli/alle operatori/trici in caso di inerzia, garantire la comunicazione sull’attività del Gruppo;
  • il Gruppo si doterà di un piano di lavoro, con l’elencazione delle priorità e delle fasi di lavoro, con la definizione di una matrice del rischio e l’indicazione dei tempi di realizzazione delle diverse procedure;
  • il Gruppo si riunirà con cadenza regolare sulla base della programmazione interna definita e verrà redatto un apposito resoconto delle riunioni;
  • il Responsabile dell’Area e i/le Componenti del Comitato tecnico saranno costantemente informati/e dei risultati delle attività del Gruppo;
  • con il 31.12.2023 cesserà l’attività del Gruppo di lavoro, che potrà essere rinnovato sulla base dei risultati raggiunti;
  • entro la fine del 2022 dovrà essere redatta una breve nota in cui descrivere le attività programmate e attivate, eventuali problematiche rilevate e possibili soluzioni operative;
  • il Gruppo di lavoro dovrà redigere una relazione conclusiva sul lavoro svolto alla fine dell’anno 2023.

Componenti del Gruppo di lavoro: 

Marta Zorat – Biblioteca di area economica – Responsabile del procedimento amministrativo Revisione e scarto delle collezioni e redazione della “Carta delle collezioni”, Coordinatrice del Gruppo,
Mikaela Bernardoni – Biblioteca di area scientifico-tecnologica,
Antonella Carli – Biblioteca di area giuridico-politologica “Circolo Giuridico”,
Anna Cintorino – Biblioteca di area medico-farmaco-biologica,
Luca Peruzzi – Biblioteca di area umanistica.