Nell’ambito del Servizio Bibliotecario Senese (SBS), si ritiene opportuno confermare la costituzione di un Gruppo di lavoro, al fine di garantire una maggiore omogeneità procedurale tra le strutture del Sistema Bibliotecario di Ateneo, la Rete ReDoS, l’Università per Stranieri e le altre Biblioteche aderenti a SBS, la condivisione di buone pratiche, una complessiva migliore efficacia ed efficienza dei servizi offerti al pubblico, ritenendo necessario dotarsi di adeguati strumenti organizzativi che accompagnino la realizzazione degli obiettivi prefissati e il costante monitoraggio degli impegni assunti con i propri utenti istituzionali.
Il gruppo di lavoro composto dal personale degli uffici e dei servizi individuati a supporto della realizzazione dello stesso e comunque coinvolto nelle inerenti attività, affiancherà i responsabili delle strutture nel raggiungimento degli obiettivi strategici annuali prefissati.
In considerazione della specifica attività assegnata e della necessità di arricchire le competenze allargando l’operatività ad altre realtà che operano e aderiscono al SBS – Servizio Bibliotecario Senese, sentiti i Responsabili delle rispettive strutture, il Gruppo di lavoro è integrato da un rappresentante della Biblioteca comunale degli Intronati di Siena e da un rappresentante della Biblioteca dell’Università per stranieri di Siena.
Costituiscono obiettivi primari assegnati al Gruppo di lavoro:
- collaborare alla gestione della piattaforma ALMA per le funzionalità delle biblioteche, con particolare riferimento alle procedure di acquisizione, catalogazione e circolazione del patrimonio bibliografico – che è utilizzata a livello di network regionale – e che comprende sia il patrimonio analogico che digitale, sia in forma di periodico che di monografia o e-book;
• curare la partecipazione al Catalogo Bibliogafico Nazionale attraverso le procedure per la gestione del protocollo SBN definite a livello regionale, nell’ambito del Polo SBT (Sistemi Bibliotecari Toscani);
• approfondire la conoscenza e valutare il possibile uso degli standard REICAT e RDA;
• studiare e definire i procedimenti per l’uso degli standard nella produzione dei metadati all’interno del SBS, attraverso l’uso delle diverse piattaforme tecnologiche;
• curare l’uso degli standard per l’indicizzazione e la soggettazione dei documenti, nell’ambito della collaborazione definita all’interno della rete SBART;
• monitorare e aggiornare le linee guida operative per il personale coinvolto nelle procedure di creazione dei metadati all’interno delle strutture;
• curare e monitorare la qualità dei metadati all’interno dei cataloghi e nell’operatività delle diverse strutture;
• progettare e organizzare momenti di formazione specifica per il personale professionalizzato e non professionalizzato;
• promuovere attività di bonifica dei cataloghi, attraverso procedure automatiche e semiautomatiche di accorpamento ed arricchimento dei metadati;
• promuovere la collaborazione e la condivisione di buone pratiche con le altre biblioteche che arricchiscono i cataloghi del Servizio Bibliotecario Senese;
• condividere con tutti/e i/le colleghi/e e diffondere la conoscenza delle attività progettate e delle iniziative necessarie per la realizzazione di un buon processo di arricchimento dei cataloghi;
• rilevare le criticità inerenti l’organizzazione e promuovere delle soluzioni operative;
• monitorare l’uniformità procedurale ed il rispetto delle norme definite;
• comunicare i risultati e gli avanzamenti dei lavori.
Organizzazione del Gruppo di lavoro:
- il Gruppo di lavoro sarà coordinato dalla dott.ssa Marta Putti, che avrà il compito di effettuare le convocazioni, monitorare e sollecitare l’attività dei componenti, garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati, garantire la comunicazione sull’attività del Gruppo;
- il Gruppo si doterà di un piano di lavoro, con l’elencazione delle priorità e delle fasi di lavoro,
- con la definizione di una matrice del rischio e l’indicazione dei tempi di realizzazione delle diverse procedure;
- il Gruppo si riunirà con cadenza regolare sulla base della programmazione interna definita e verrà redatto un apposito resoconto delle riunioni;
- i/le Responsabili delle Biblioteche consorziate, il Responsabile dell’Area e i/le Componenti del Comitato tecnico saranno costantemente informati/e dei risultati delle attività del Gruppo;
- con il 31.12.2023 cesserà l’attività del Gruppo di lavoro, che potrà essere rinnovato sulla base dei risultati raggiunti;
Componenti del Gruppo di lavoro:
Marta Putti – Ufficio servizi di supporto alle biblioteche – Coordinatrice del Gruppo
Giulia Vivi – Biblioteca dell’Università per stranieri di Siena
Eleonora Bassi – Biblioteca di area umanistica
Elisabetta Soldati – Biblioteca comunale degli Intronati di Siena
Emanuela Pisanu – Ufficio servizi di supporto alle biblioteche
Francesco Poesini – Biblioteca di area giuridico-politologica
Organizzazione delle attività all’interno del SBA
Al fine di razionalizzare le risorse e di rendere più efficace la produzione e gestione dei metadati e alla luce dei positivi risultati riscontrati negli ultimi due anni, le procedure catalografiche all’interno dello SBA continuano ad essere strutturate nell’ambito di due Poli catalografici, cui afferiscono funzionalmente le unità di personale che sono deputate a tali mansioni e che afferiscono gerarchicamente alle cinque biblioteche di Area, operando secondo le percentuali di tempo definite di concerto tra i responsabili dei Poli e i responsabili delle Biblioteche di appartenenza del personale.
L’organizzazione del lavoro dovrà prevedere che parte dell’attività del personale sia svolta presso il Polo di afferenza funzionale, al fine di creare una buona comunità di pratica, mentre la restante attività verrà svolta presso la sede abituale di servizio.
Per tutti i Poli, l’ordine di priorità nell’organizzazione del lavoro dovrà garantire una corsia preferenziale per il materiale bibliografico corrente dell’intero Sistema bibliotecario, individuando e concordando con i responsabili delle Biblioteche modalità e tempi per il trattamento del materiale bibliografico pregresso che necessita di attività catalografica.
I due Poli catalografici sono così organizzati:
- Polo Biblioteca di Area giuridico-politologica, economica e medico-farmaco-biologica – al Polo catalografico afferisce il personale della Biblioteca di Area giuridico-politologica, della Biblioteca di Area economica e della Biblioteca di Area medico-farmaco-biologica, di seguito elencato:
- Francesco Poesini – Coordinatore del Polo catalografico
- Silvia Cantagalli
- Antonella Carli
- Bruna Catè
- Alessandra Censi
- Caterina Chellini
- Anna Cintorino
- Elisa Fabbri
- Teresa Giancola
- Maurizio Orazio Salvatore Sgroi
- Polo Biblioteca di Area umanistica e scientifico-tecnologica – al Polo catalografico afferisce il personale della Biblioteca di Area umanistica (sedi di Arezzo e Siena) e della Biblioteca di area scientifico-tecnologica, di seguito elencato:
- Eleonora Bassi – Coordinatrice del Polo catalografico
- Sandra Alfieri
- Anna Bellini
- Mikaela Bernardoni
- Ilaria Betocchi
- Alessio Fontepiani
- Anna Maria Grassi
- Annalisa Simi
- Rosaria Valenza
- Monica Veneri
Il Polo Biblioteca di area umanistica e scientifico-tecnologica cura, inoltre, il trattamento del materiale bibliografico dell’Accademia dei Fisiocritici.