Nell’ambito della Divisione Coordinamento Sistema Bibliotecario di Ateneo (SBA), si ritiene opportuno confermare un Gruppo di lavoro interno al fine di garantire una maggiore omogeneità procedurale tra le strutture della Divisione, la condivisione di buone pratiche, una complessiva migliore efficacia ed efficienza dei servizi offerti al pubblico, ritenendo necessario dotarsi di adeguati strumenti organizzativi che accompagnino la realizzazione degli obiettivi prefissati e il costante monitoraggio degli impegni assunti dallo SBA con la propria utenza attraverso la carta dei servizi. Il gruppo di lavoro composto dal personale degli uffici e dei servizi individuati a supporto della realizzazione dello stesso e comunque coinvolto nelle inerenti attività, affiancherà i/le responsabili delle strutture SBA nel raggiungimento degli obiettivi strategici annuali prefissati.
Costituiscono obiettivi primari assegnati al Gruppo di lavoro:
- curare l’aggiornamento sistematico della Carta dei servizi del Sistema bibliotecario;
- organizzare e gestire indagini periodiche di customer satisfaction tra l’utenza, come strumento di integrazione della Carta dei servizi dello SBA: in particolare, predisposizione di un’analisi conoscitiva a livello nazionale sulla conduzione di indagini per rilevare la qualità percepita dagli utenti e realizzazione di un’indagine;
- promuovere un kit di indicatori adeguato per la misurazione e valutazione del Sistema bibliotecario – tenendo in considerazione le esigenze e gli obiettivi fissati per gli altri Gruppi di lavoro SBA – procedendo al rilevamento periodico dei dati;
- curare l’aggiornamento di linee guida per la raccolta dei dati rispetto ai servizi specifici;
- raccogliere sistematicamente i dati relativi alle attività del Sistema Bibliotecario;
- collezionare una raccolta di dati utili per il supporto delle attività di valutazione esterne dello SBA: indagini nazionali/ministeriali, SUA, valutazioni di Ateneo, servizio statistico di Ateneo, indagini e progetti SBA, federazione dei sistemi bibliotecari SBART;
- supportare il Responsabile della Divisione e i/le Responsabili delle Biblioteche di Area nella traduzione operativa delle indagini di valutazione per il miglioramento dei processi interni;
- condividere con tutti i/le colleghi/e e diffondere, all’interno della propria struttura, la conoscenza delle attività e delle iniziative del Gruppo di lavoro;
- rilevare le criticità inerenti l’organizzazione, alla luce dei rilevamenti periodici, e proporre delle soluzioni operative;
- monitorare l’uniformità procedurale ed il rispetto delle norme definite;
- comunicare i risultati e gli avanzamenti dei lavori.
Organizzazione del Gruppo di lavoro:
- il Gruppo di lavoro sarà coordinato dalla Dott.ssa Rosaria Valenza, che avrà il compito di effettuare le convocazioni, monitorare e sollecitare l’attività dei/delle componenti, garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati, sostituirsi agli/alle operatori/trici in caso di inerzia, garantire la comunicazione sull’attività del Gruppo;
- il Gruppo si doterà di un piano di lavoro, con l’elencazione delle priorità e delle fasi di lavoro, con la definizione di una matrice del rischio e l’indicazione dei tempi di realizzazione delle diverse procedure;
- il Gruppo si riunirà con cadenza regolare sulla base della programmazione interna definita e verrà redatto un apposito resoconto delle riunioni;
- il Responsabile dell’Area e i/le Componenti del Comitato tecnico saranno costantemente informati/e dei risultati delle attività del Gruppo;
- con il 31.12.2023 cesserà l’attività del Gruppo di lavoro, che potrà essere rinnovato sulla base dei risultati raggiunti;
- entro la fine del 2022 dovrà essere redatta una breve nota in cui descrivere le attività programmate e attivate, eventuali problematiche rilevate e possibili soluzioni operative; il Gruppo di lavoro dovrà redigere una relazione conclusiva sul lavoro svolto alla fine dell’anno 2023.
Componenti del Gruppo di lavoro:
Rosaria Valenza- Biblioteca di area umanistica – Coordinatrice del Gruppo,
Annalisa Capacci – Biblioteca di area economica,
Stefania Casati – Biblioteca di area medico-farmaco-biologica,
Milko Quintino Dei – Ufficio servizi di supporto alle biblioteche,
Giacomo Mircoli – Biblioteca di area giuridico-politologica “Circolo Giuridico”,
Marta Putti – Ufficio servizi di supporto alle biblioteche,
Annalisa Simi – Biblioteca di area scientifico-tecnologica.