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FAQ

ACCESSO A U-SIENA AIR

Chi può inserire in U-Siena AIR?
Sono abilitati all’inserimento professori, ricercatori, dottorandi, assegnisti di ricerca, specializzandi, docenti a contratto, personale tecnico-amministrativo e studiosi che partecipino a progetti di ricerca dell’Ateneo. Sono tenuti a depositare il proprio elaborato anche i dottori di ricerca, a termini di legge, a seguito della discussione della tesi di dottorato.
Come si accede ad U-Siena AIR?
U-Siena AIR è sia un repository che espone all’esterno i risultati della ricerca dell’Università di Siena, sia un anagrafe della ricerca che raccoglie i lavori di ricerca per fini istituzionali (VQR, ASN, ecc, ecc) e di controllo e verifica interna dei risultati. Per questo è accessibile a chiunque sulla rete per le ricerche, mentre sono abilitati all’inserimento dati solamente alcune categorie sopra elencate, oltre che gli amministratori.
Con quali credenziali si accede a U-Siena AIR per inserire le pubblicazioni ?
Si accede ad U-Siena air con le credenziali Unisi-pass. Porre attenzione all’eventuale uso di Maiuscole e minuscole nell’username. Se l’username di accesso fosse settato in alto basso (ad es. Bianchi) provare anche con la forma tutta in minuscolo

TERMINOLOGIA ED AUTORICONOSCIMENTO

Cosa significa essere responsabili del dato?
Il responsabile del dato è colui che ha inserito per primo il prodotto. Al coautore non responsabile del dato è comunque consentito modificare i metadati ma deve prima assumersi la responsabilità dei dati con “Cambia resp. scheda“; una volta passata la responsabilità del dato sul proprio nominativo può selezionare l’opzione “Modifica” –> “continua la modifica” in alto sulla scheda.
Posso sapere chi ha modificato o lavorato in precedenza sul mio record e che cosa è stato fatto?
Si posso agilmente accedere allo storico della scheda, che mostra ogni modifica operata, talvolta con lo snapshot (foto) della situazione precedente la variazione. Dalla dashboard collocata sopra alla scheda cliccare su Vedi storico, si apre un box con le informazioni sulla cronologia degli interventi. Nel dettaglio è possibile vedere il tipo di modifica fatta, l’autore e la situazione precedente la variazione quando questa sia significativa.
Cosa significa la dicitura VALIDATO/DA VALIDARE che compare sul prodotto?
Lo status validato o da validare fa riferimento ad una procedura interna al nostro sistema di verifica da parte degli amministratori relativo alla completezza e correttezza formale dei metadati inseriti. E’ quindi legato ad un controllo formale e non ha alcun effetto sulla trasmissione al sito docente per gli obblighi di legge, né sull’accessibilità e visibilità del documento.

INSERIMENTI DEI METADATI: AVVERTENZE

Come si inseriscono gli autori?
L’inserimento dei metadati, che avviene attraverso la compilazione di varie schermate fino all’aggiunta dell’attachement , è piuttosto semplice ed intuitivo, ci sono però alcune avvertenze importanti da tenere presenti perché l’operazione di trasferimento dei dati al sito ministeriale vada a buon fine. Se nel box dove si trascrivono gli autori non viene inserito tra i nominativi il punto e virgola il sistema non è in grado di stabilire l’effettivo numero degli autori, rilevando spesso una incongruenza tra questo campo e quello degli autori riconosciuti posizionato sopra. Ciò comporta il mancato trasferimento al sito docente, per questo è necessario usare sempre questa forma: (Cognome, Nome; Cognome2, Nome2).
Come si inseriscono i contributi in rivista/serie?
In ciascuna scheda bibliografica le riviste/serie sono collegate attraverso l’ISSN al catalogo ANCE (catalogo dei periodici di Cineca). All’interno di questo catalogo le serie sono rigidamente separate dai periodici, ciò influisce direttamente sulla tipologia di prodotto con cui inserire l’elaborato. Se l’ISSN corrisponde ad un periodico infatti la tipologia giusta sarà disponibile tra quelle comprese nel Contributo in rivista 1. Se invece l’ISSN della pubblicazione corrispondesse ad una serie, in questo caso il contributo andrà inserito come Contributo in volume 2 scegliendo tra le tipologie di materiale qui comprese.
Nel caso in cui si leghi una tipologia errata ad un ISSN di serie o periodico, il sistema segnala l’errore con un messaggio ben visibile in rosso. In questo caso, per quanto il sistema consenta di chiudere l’inserimento, sarà il caso di non ignorare il messaggio e modificare la tipologia sulla base delle indicazioni date sopra. Il record bibliografico infatti incontrerà problemi in fase di trasferimento al MIUR.
Se la rivista su cui è pubblicato un articolo non è presente in Ance e quindi non è possibile fare il collegamento con la scheda bibliografica del prodotto, come mi devo comportare?
Se la rivista non è presente è possibile scegliere l’inserimento manuale così da procedere formalmente alla richiesta di inserimento della stessa in ANCE. Cliccando su Inserisci manualmente si apre un form dove inserire i dati principali relativi alla rivista, si richiede inoltre l’inserimento di un indirizzo mail per le notifiche relativi alla creazione del record in ANCE. Si viene infatti avvertiti attraverso una mail dell’accoglimento della richiesta, del numero identificativo di riferimento e successivamente viene recapitata all’utente via mail la conferma dell’avvenuto inserimento. A notifica ricevuta sarà però necessario modificare la scheda, integrandola con i dati della rivista/serie. E’ comunque possibile concludere l’inserimento del prodotto nel repository e il suo conseguente invio al sito ministeriale verrà posticipato al completamento della scheda.

TRASFERIMENTO DATI AL SITO DOCENTE (LoginMIUR)

Con quali modalità avviene il trasferimento dati al MIUR?
Il riversamento dati da U-Siena AIR al sito docente viene fatto con frequenza quotidiana ogni notte alle 23.00 circa.
Dopo aver inserito un prodotto su U-Siena air dopo quanto lo vedo sul mio profilo LoginMIUR?
Entro il giorno successivo all’inserimento il prodotto sarà presente anche sulla piattaforma ministeriale. In caso di necessità di trasferire immediatamente prodotto ed eventuale allegato sul sito docente però si può agire direttamente con la funzione Re-invia al sito docente che si trova sulla scheda breve in alto dove ci sono tutte le altre funzioni. Il pulsante determina l’invio immediato dei dati al LoginMIUR.

GESTIONE DEGLI ALLEGATI

Perché non carica il mio allegato?
Al momento il sistema carica allegati di qualsiasi dimensione, ma se si vuole inviare al sito ministeriale il documento è necessario rispettare il limite ministeriale per il caricamento dei PDF che è di 10 MB. Non ci sono limiti però al numero dei file caricabili su un singolo prodotto. Il limite alle dimensioni complessive dei files caricati è di [512 MB]
Se il file che devo allegare è più grande di 10 MB come faccio?
Se il file da caricare è più grande di 10 MB è necessario “scomporlo” creare cioè più file di minore pesantezza, ciascuno dei quali non deve superare i 10 MB. Il modo più semplice è quello di aprire il file, scegliere l’opzione di stampa su PDF e selezionare alcune parti del documento, creando ad esempio un file per ogni capitolo. Non ci sono limiti al numero di file PDF che possono essere caricati.
Che nome devo dare all’allegato?
Il nome da dare al file allegato è indifferente, in genere evitare caratteri speciali o segni di interpunzione. Assicurarsi però che il contenuto del pdf sia limitato al contributo in descrizione.
Che tipo di copyright devo scegliere per il mio allegato?
Non esiste una risposta univoca, è necessario che l’autore verifichi la politica editoriale con cui il contributo è stato pubblicato e sulla base di ciò scelga l’opzione relativa. Le politiche possono essere molto diverse. Ci sono editori che permettono il caricamento del full text dopo un periodo di embargo oppure quelli come ad esempio PLOS, BiomedCentral e Hindawi, che pubblicano i lavori di ricerca direttamente in Open Access e alcuni che permettono il caricamento della versione editoriale dell’articolo, altri ancora che consentono il caricamento della versione non editoriale. Alcune indicazioni:
1) Per gli articoli Open access
policy = Open Access
Licenza = se si conosce il tipo di licenza, selezionarlo dal menù
(ad es. le riviste di BioMed Central hanno, in genere, una licenza creative
commons); altrimenti “Pubblico – con copyright”.
2) Per gli articoli non open access, per cui gli editori non consentono il
deposito del PDF editoriale definitivo:
policy = Accesso ristretto
Licenza = NON PUBBLICO – Accesso privato/ristretto

3) Nel dubbio le consiglio di scegliere l’opzione più restrittiva, la numero 2.

Nel caso di una licenza Creative Commons, il sistema permette di selezionare due opzioni, da scegliere sulla base della licenza assegnata all’articolo:

 selezionando entrambi SI per licenza CC BY

CC BYND selezionando alla prima SI e alla seconda NO

CC BY NC ND selezionando NO ad entrambe

CC BY SA selezionando SI e Condividi allo stesso modo

CC BY NC SA selezionando NO e condividi allo stesso modo

CC BY NC selezionando NO e SI

Nella maschera di caricamento dell'allegato si parla di policy di accesso, a cosa si fa riferimento?
In fase di caricamento del file vengono chieste alcune informazioni relative alla volontà dell’autore di esporre sul repository le pubblicazioni inserite. Una di queste è la policy di accesso per quanto riguarda il solo repository, diversa dalla definizione dei diritti gravanti sulla pubblicazione in oggetto. La policy di accesso consente di scegliere tra varie opzioni relative alla possibilità per gli utenti di U-Siena AIR di avere accesso al documento:

Open access: accesso a tutta la comunità scientifica, attraverso la libera diffusione in Internet con effetto immediato.
Embargo: accesso a tutta la comunità scientifica, attraverso la libera diffusione in Internet a partire da una data selezionata, definendo un periodo determinato di embargo durante il quale il testo completo non sarà visualizzabile, né scaricabile.
Rete di ateneo: accesso solo a chi usa la rete di Ateneo via cavo, wireless oppure connessione VPN. La scelta di questa opzione viene riservata ai soli amministratori di sistema e consente loro di modificare la policy al fine di rendere fruibili in rete d’Ateneo, permanentemente o per brevi periodi, specifici contenuti.
Utenti riconosciuti: accesso solo alla comunità accademica (tutti i soggetti provvisti di credenziali istituzionali Unisipass). La scelta di questa opzione è però riservata alla sola circolazione dei pre-print, che non verranno disseminati su web ma unicamente all’interno della comunità accademica Unisi abilitata al login in Usiena air.

Si tratta di un dato relativo quindi alle possibilità di accesso ai documenti dei soli utenti identificabili di U-Siena AIR, per intenderci coloro che hanno un profilo personale sul repository.

Come e dove posso verificare le politiche editoriali?
E’ auspicabile che venga depositato anche il full text dell’opera inserita in U-Siena AIR, che sarà reso visibile nel rispetto delle regole sul copyright. Proprio alle politiche di copyright fa riferimento il box Tipologia di licenza che chiede di specificare il copyright legato alla pubblicazione che si sta caricando. Questo richiede il preventivo controllo delle politiche editoriali con cui il contributo è stato pubblicato. Per agevolare una scelta consapevole, quando il full text viene inserito nella pagina Invia: carica un file si apre in automatico in un riquadro sulla destra il sito Sherpa Romeo che contiene le regole sul copyright del periodico interessato dall’inserimento in U-Siena AIR. L’utente potrà quindi verificare se e quale versione dell’articolo (pre-print, post-print, versione editoriale) è possibile inserire nell’Archivio.
Quale licenza Creative Commons associare al proprio contributo per l'open access?
Riportiamo a questo proposito l’utile infografica dell’esperto Simone Aliprandi, per orientarsi nella scelta della licenza: