Nell’ambito della Divisione Coordinamento Sistema Bibliotecario di Ateneo (SBA), si ritiene opportuno confermare un Gruppo di lavoro interno al fine di garantire una maggiore omogeneità procedurale tra le strutture della Divisione, la condivisione di buone pratiche, una complessiva migliore efficacia ed efficienza dei servizi offerti al pubblico, ritenendo necessario dotarsi di adeguati strumenti organizzativi che accompagnino la realizzazione degli obiettivi prefissati e il costante monitoraggio degli impegni assunti dallo SBA con i propri utenti attraverso la carta dei servizi.
Il gruppo di lavoro composto dal personale degli uffici e dei servizi individuati a supporto della realizzazione dello stesso e comunque coinvolto nelle inerenti attività, affiancherà i responsabili delle strutture nel raggiungimento degli obiettivi strategici annuali prefissati.
Costituiscono obiettivi primari assegnati al Gruppo di lavoro:
- coordinarsi con gli Atenei toscani, nell’ambito del progetto SBART per il mantenimento e l’implementazione della piattaforma tecnologica LibAnswer, il suo popolamento e l’uso, in forma cooperativa, come strumento di supporto all’attività di reference in biblioteca;
- organizzare e curare occasioni formative e di consulenza per i/le colleghi/e sull’uso della piattaforma;
- aggiornare le linee guida – e l’archvio delle FAQ – per garantire l’omogeneità delle
comunicazioni verso l’utenza e la promozione dei servizi; - condividere con tutti i/le colleghi/e e diffondere, all’interno della propria struttura, la conoscenza delle attività e delle iniziative del Gruppo di lavoro;
- studiare e mettere a punto – di concerto con il Gruppo Comunicazione – una nuova campagna per la promozione e diffusione del servizio, soprattutto tra i neoiscritti, avvalendosi anche della collaborazione degli studenti stessi e attraverso l’uso degli strumenti social;
- rilevare le criticità inerenti l’organizzazione e promuovere delle soluzioni operative;
- monitorare l’uniformità procedurale ed il rispetto delle norme definite;
- comunicare i risultati e gli avanzamenti dei lavori.
Organizzazione del Gruppo di lavoro:
il Gruppo di lavoro sarà coordinato dal Dott. Roberto Faleri, che avrà il compito di effettuare le
convocazioni, monitorare e sollecitare l’attività dei/delle componenti, garantire il
raggiungimento degli obiettivi prefissati, sostituirsi agli/alle operatori/trici in caso di inerzia,
garantire la comunicazione sull’attività del Gruppo;
• il Gruppo si doterà di un piano di lavoro, con l’elencazione delle priorità e delle fasi di lavoro,
con la definizione di una matrice del rischio e l’indicazione dei tempi di realizzazione delle
diverse procedure;
• il Gruppo si riunirà con cadenza regolare sulla base della programmazione interna definita e verrà redatto un apposito resoconto delle riunioni;
• il Responsabile dell’Area e i/le Componenti del Comitato tecnico saranno costantemente
informati/e dei risultati delle attività del Gruppo;
• con il 31.12.2023 cesserà l’attività del Gruppo di lavoro, che potrà essere rinnovato sulla base dei risultati raggiunti;
• entro la fine del 2022 dovrà essere redatta una breve nota in cui descrivere le attività
programmate e attivate, eventuali problematiche rilevate e possibili soluzioni operative; il
Gruppo di lavoro dovrà redigere una relazione conclusiva sul lavoro svolto alla fine dell’anno 2023.
Componenti del Gruppo di lavoro:
Roberto Faleri – Biblioteca di area medico-farmaco-biologica – Coordinatore del Gruppo,
Mikaela Bernardoni– Biblioteca di area scientifico-tecnologica,
Antonella Carli – Biblioteca di area giuridico-politologica “Circolo Giuridico”,
Sabrina Celi – Biblioteca di area umanistica,
Emanuela Pisanu – Ufficio servizi di supporto alle biblioteche,
Nicola Semboloni – Biblioteca di area economica